QMS Pondok Pesantren (ISO 9001:2015)
Lingkup: Layanan operasional harian pesantren: Dapur, Kebersihan, Laundry, Gudang/Logistik, Perawatan Fasilitas, Keamanan, Klinik/UKS, Transport, IT & Data. (Kegiatan kurikulum/akademik dapat diatur di dokumen terpisah, namun interface proses tetap didefinisikan di sini.)
Prinsip: Amanah – Itqan – Ihsan; risk-based thinking; kepatuhan syariah & regulasi; perlindungan anak.
4. Context of the Organization
4.1 Isu Internal–Eksternal (Ringkas)
- Internal: variasi kompetensi staf, jam ibadah, kapasitas fasilitas, budaya adab.
- Eksternal: regulasi pangan & K3, pemasok bahan halal, ekspektasi wali santri, cuaca/bencana.
4.2 Pihak Berkepentingan
| Pihak | Kebutuhan | Bagaimana Dipenuhi |
|---|---|---|
| Santri | Makanan aman & tepat waktu; lingkungan bersih & aman | SOP dapur, kebersihan, keamanan; KPI ketepatan saji & patroli |
| Wali Santri | Transparansi layanan & kanal keluhan | Form keluhan, SLA respons, laporan bulanan |
| Pimpinan/Kyai | Kepatuhan syariah & mutu | Audit internal, Tinjauan Manajemen, kebijakan halal & adab |
| Regulator | Kepatuhan pangan/K3/privasi | Dokumen legal, pelatihan, inspeksi terjadwal |
| Pemasok | Proses pemesanan jelas & pembayaran tepat | Prosedur pembelian & evaluasi pemasok |
4.3 Ruang Lingkup QMS
QMS mencakup perencanaan, penyediaan, pengendalian, evaluasi, dan perbaikan layanan operasional pesantren (non-akademik). Desain & pengembangan layanan (mis. desain menu, rute patroli, jadwal kebersihan) termasuk di 8.3.
4.4 Pemetaan Proses
INPUT (kebutuhan pihak berkepentingan)
↓ Perencanaan Layanan (PLN-OPS)
↓ Proses Inti:
[DAPUR] → [DISTRIBUSI MAKAN]
[KEBERSIHAN] → [INSPEKSI 5S]
[KEAMANAN] → [PATROLI/CCTV]
[PERAWATAN] → [WORK ORDER]
[LAUNDRY] → [SERAH-TERIMA]
↓ Pengukuran (KPI, audit, survei wali)
↓ Tindakan (CAPA, perbaikan berkelanjutan)
SUPPORT: HR/Kompetensi, IT/Data, Gudang/Logistik, Komunikasi, Dokumentasi
5. Leadership
5.1 Fokus Pelanggan
Target kepuasan wali & santri; zero harm; patuh syariah & regulasi.
5.2 Kebijakan Mutu (ringkas)
“Kami melayani dengan amanah, itqan, dan ihsan; mematuhi syariah & peraturan; mengelola risiko; meningkatkan mutu berkelanjutan demi ketenangan santri & wali.”
5.3 Peran, Tanggung Jawab, & Wewenang
- MR/QMR: jaga kesesuaian QMS, laporan kinerja mutu ke pimpinan.
- Koordinator Unit: capai KPI, jaga kepatuhan SOP & catatan.
- Supervisor Shift: serah-terima, inspeksi harian, eskalasi risiko.
6. Planning (Risk & Objective)
6.1 Risiko & Peluang (contoh ringkas)
| Risiko | Dampak | Kontrol | Pemilik |
|---|---|---|---|
| Kontaminasi pangan | Sakit, reputasi turun | HACCP sederhana: suhu ≥74°C; log suhu; talenan warna | Koord. Dapur |
| Intrusi/konflik tamu | Keamanan terganggu | Buku tamu, patroli 2 jam, de-eskalasi, two-adult rule | Koord. Keamanan |
| Kegagalan fasilitas | Layanan terhenti | Preventive maintenance, WO prioritas A/B/C, LOTO | Koord. Perawatan |
| Data bocor | Privasi | Kontrol akses, backup terenkripsi, kebijakan CCTV | Koord. IT/Data |
6.2 Sasaran Mutu (SMART)
- Ketepatan waktu saji ≥ 98% (harian, Dapur).
- Keluhan tertutup ≤ 3 hari kerja ≥ 95% (Bulanan, MR).
- Kepatuhan log kritis (suhu, patroli, WO) ≥ 95% (Bulanan, semua Unit).
- Insiden keamanan “major” = 0 per tahun (Keamanan).
6.3 Perubahan Terencana
Form manajemen perubahan (MOC): alasan, dampak, pelatihan, update dokumen.
7. Support
7.1 Sumber Daya & 7.1.5 Alat Ukur
- Termometer probe, timbangan: kalibrasi internal/eksternal pertahun (Label status: OK/Perlu Kalibrasi).
- APD & APAR terinspeksi; chemical storage terkunci & berlabel.
7.2 Kompetensi
Induksi 3 hari; pelatihan teknis berkala; catatan FRM-7.2-TRN. Evaluasi kompetensi via observasi & uji singkat.
7.3 Awareness
Poster kebijakan mutu, briefing shift, tausiyah adab kerja.
7.4 Komunikasi
WA resmi untuk instruksi/laporan; HT untuk darurat; papan informasi unit.
7.5 Dokumentasi
- Struktur Dokumen: POL (Kebijakan), PRO (Prosedur), WI (Instruksi Kerja), FRM (Form), RCD (Rekaman).
- Penomoran: PRO-8.5-DPR (Prosedur Dapur); WI-KEAM-Patroli; FRM-LOG-Suhu; RCD-AUD-2025-xx.
- Kontrol dokumen: versi, tanggal, pemilik, status, arsip; akses terbatas untuk data sensitif.
8. Operation (Diselaraskan Unit)
8.2 Persyaratan Layanan
Persyaratan dari pimpinan/akomodasi, wali santri (alergi, jadwal), & regulasi ditangkap di PRO-8.2-Persyaratan; perubahan dikaji & disetujui.
8.3 Desain & Pengembangan Layanan (Diterapkan)
- Contoh: Desain menu mingguan, rute patroli, jadwal kebersihan. Tahap: perencanaan → verifikasi (uji menu, simulasi patroli) → validasi (uji coba 1 minggu).
- Rekaman: FRM-8.3-Plan, FRM-8.3-Review, FRM-8.3-ChangeLog.
8.4 Pengendalian Pihak Eksternal
- Evaluasi & daftar pemasok disetujui; verifikasi halal/izin edar; kinerja ditinjau per semester.
8.5 Penyediaan Layanan (Instruksi Inti)
8.5.1 Dapur (WI-DPR-01)
- FIFO/FEFO; talenan warna; suhu inti ayam ≥74°C; simpan panas >60°C/dingin <5°C.
- Form: FRM-LOG-Suhu, FRM-LOG-Kebersihan, FRM-Penerimaan Bahan.
8.5.1 Kebersihan (WI-KBR-01)
- Checklist zona; kode warna kain; chemical dilusi standar; catat temuan & kerusakan.
8.5.1 Keamanan (WI-KEAM-01)
- Gate control (buku tamu, ID), patroli 2 jam/log, key control, de-eskalasi, two-adult rule.
- CCTV: area & retensi sesuai kebijakan privasi.
8.5.1 Perawatan Fasilitas (WI-PRW-01)
- WO prioritas A/B/C, preventive list (listrik, air, pompa, AC), LOTO saat kerja.
8.5.2 Identifikasi & Keterlusuran
- Label batch bahan pangan, tanggal buka/kedaluwarsa; nomor WO aset.
8.5.3 Properti Milik Santri/Tamu
- Aturan penitipan/larangan; form serah-terima barang berharga.
8.5.4 Preservasi Layanan
- Kebersihan alat, penutup makanan, transport tertutup, kontrol suhu.
8.5.5 Aktivitas Paska-Layanan
- Review komplain harian; tindakan pencegahan ulang.
8.5.6 Pengendalian Perubahan
- Perubahan menu/rute/sekat zona harus dicatat & disetujui (FRM-8.5-Change).
8.6 Pelepasan Layanan
Supervisor menandatangani pelepasan (rangkaian saji selesai, patroli terpenuhi, WO close) → RCD-8.6-Release.
8.7 Ketidaksesuaian & Tindakan
Temuan (makanan di bawah suhu, patroli terlewat, tumpahan kimia) → isolasi/segresi → koreksi cepat → analisis akar masalah → CAPA (FRM-8.7-CAPA).
9. Performance Evaluation
9.1 Monitoring, Measurement, Analysis
- KPI inti: on-time saji, SLA WO, kedisiplinan patroli, kepatuhan log, keluhan tertutup.
- Survei wali santri 2×/tahun; audit kebersihan & keamanan bulanan.
9.2 Audit Internal
Program audit tahunan berbasis risiko; auditor lintas unit; checklist per klausul & proses; laporan & tindak lanjut CAPA.
9.3 Tinjauan Manajemen (Minimal/Standar)
- Input: hasil audit, KPI, kepuasan & keluhan, kinerja pemasok, status CAPA, perubahan konteks/risiko, kebutuhan sumber daya.
- Output: keputusan kebijakan/tujuan, kebutuhan sumber daya, peluang peningkatan.
10. Improvement
- Manajemen keluhan → analisis tren → pencegahan ulang.
- Kaizen mingguan per unit (perbaikan kecil, biaya rendah, dampak nyata).
Matriks Klausul → Bukti/Dokumen
| Klausul | Dokumen/Record |
|---|---|
| 4.1–4.4 | PRO-4-Konteks; Peta Proses; Register Stakeholder |
| 5.2 | POL-5-Kebijakan Mutu |
| 6.1 | Register Risiko (RISK-REG) |
| 6.2 | Objektif & Rencana Pencapaian (OBJ-PLAN) |
| 7.2 | FRM-7.2-TRN (Catatan Pelatihan & Kompetensi) |
| 7.5 | PRO-7.5-Kontrol Dokumen & Rekaman |
| 8.3 | FRM-8.3-Plan/Review/Change |
| 8.4 | Daftar & Evaluasi Pemasok (SUP-EVAL) |
| 8.5 | WI per unit + FRM-LOG (Suhu/Patroli/WO) |
| 8.7 | FRM-8.7-CAPA & Incident/Near Miss Report |
| 9.1 | Dashboard KPI; Survei Wali; Inspeksi |
| 9.2 | Program & Laporan Audit Internal |
| 9.3 | Notulen Tinjauan Manajemen + Keputusan |
| 10 | Register Peningkatan (IMPRV-LOG) |
Template Form & Rekaman (Siap Pakai)
FRM-LOG-Suhu (Dapur)
Tanggal | Menu | Suhu akhir (°C) | Suhu pra-saji (°C) | Petugas | Tanda Tangan
FRM-KEAM-Patroli
Tanggal | Jam | Rute | Temuan | Tindakan | Petugas | Supervisor
FRM-PRW-Work Order
No | Tanggal | Lokasi | Deskripsi | Prioritas A/B/C | Teknisi | Status | Catatan
FRM-8.7-CAPA
No | Ketidaksesuaian | Segregasi/Koreksi | Akar Masalah | Tindakan Korektif | PIC | Target | Verifikasi
FRM-9.2-Audit Internal (Ringkas)
Proses | Klausul | Bukti Ditemukan | NC/OFI | Rencana Tindakan | Due Date | Auditor
FRM-9.3-Tinjauan Manajemen
Tanggal | Peserta | Ringkasan Input | Keputusan | Sumber Daya | Revisi Tujuan | PIC | Deadline
FRM-7.2-TRN (Pelatihan/Kompetensi)
Nama | Unit | Materi | Tanggal | Metode | Evaluasi (L/P) | Perlu Refresh? | Trainer
Program Audit Internal (1 Tahun)
- Triwulan 1: Dapur & Gudang/Logistik.
- Triwulan 2: Kebersihan & Laundry.
- Triwulan 3: Keamanan & Perawatan.
- Triwulan 4: IT/Data + Tinjauan menyeluruh klausul 4–10.
- Penjadwalan berbasis risiko: area dengan NC berulang diaudit ulang.
KPI Inti per Unit (selaras 9.1)
| Unit | KPI | Target | Frekuensi |
|---|---|---|---|
| Dapur | On-time saji | ≥98% | Harian |
| Keamanan | Kedisiplinan patroli (log lengkap) | ≥95% | Harian |
| Perawatan | SLA WO Prioritas A | ≤24 jam ≥95% | Mingguan |
| Kebersihan | Skor inspeksi 5S | ≥90/100 | Mingguan |
| Semua | Keluhan tertutup ≤3 hari | ≥95% | Bulanan |
Kontrol Dokumen & Rekaman (7.5)
- Header standar: Kode – Judul – Edisi – Tgl Berlaku – Pemilik – Disetujui.
- Revisi terkendali; hanya versi “BERLAKU” yang digunakan di area kerja.
- Retensi rekaman: log kritis 2 tahun; audit & TM 3 tahun; CAPA 3 tahun.
Catatan Syariah & Perlindungan Anak
- Gratifikasi & riba: dilarang. Donasi/infaq bersifat sukarela, tidak mempengaruhi penilaian kerja.
- Two-adult rule, area putra/putri terpisah, privasi santri & data dijaga.
Komentar
Posting Komentar