Data Santri Diminta Ulang: Masalah Bukan di Formulir, tetapi di Ingatan Institusi

 

Data Santri Diminta Ulang: Masalah Bukan di Formulir, tetapi di Ingatan Institusi

Di banyak lembaga pendidikan, khususnya sekolah dan pesantren, praktik pendataan santri menunjukkan pola yang berulang. Data yang sama diminta kembali setiap enam bulan hingga satu tahun. Nama santri, identitas orang tua, alamat, dan berkas pendukung relatif tidak berubah. Yang berubah hanyalah formulirnya.

Fenomena ini sering dianggap wajar. Padahal, jika ditelaah secara struktural, pengulangan tersebut bukan persoalan administratif biasa, melainkan indikasi lemahnya tata kelola arsip digital.

Pertanyaan yang Jarang Diajukan

Jika seluruh pendataan dilakukan melalui Google Form, di mana data tersebut sebenarnya disimpan dan dikelola. Apakah lembaga memiliki arsip internal yang terstruktur, atau seluruh ingatan administratif dititipkan pada layanan gratis tanpa sistem jangka panjang.

Pertanyaan ini penting karena menyentuh inti tanggung jawab institusional. Formulir adalah alat pengumpulan, bukan sistem ingatan.

Tiga Pola yang Sering Terjadi

Pertama, formulir tersimpan tetapi data tidak dikelola. Isian Google Form memang masuk ke Google Drive, namun dibiarkan tercecer, tidak dirapikan, dan tidak disusun sebagai arsip. Saat data dibutuhkan kembali, solusi tercepat adalah membuat formulir baru.

Kedua, tidak adanya sistem arsip digital yang konsisten. Data mungkin masih ada, tetapi tidak memiliki struktur. Dalam satu atau dua tahun, pengelola berganti, dan tidak lagi tahu di mana data lama disimpan atau bagaimana membacanya.

Ketiga, penyimpanan bersifat sementara. Sebagian sistem hanya menyimpan data dalam periode terbatas, misalnya tiga puluh hingga sembilan puluh hari. Setelah itu, data terhapus otomatis tanpa disadari. Jejak administratif santri pun hilang secara permanen.

Risiko yang Sering Diremehkan

Mengulang unggah data tanpa arsip internal bukan sekadar tidak efisien. Ia berisiko menghilangkan catatan pendidikan, riwayat administratif, dan kontinuitas data santri. Risiko ini tidak selalu terlihat hari ini, tetapi dampaknya terasa bertahun-tahun kemudian.

Dalam konteks institusi pendidikan, kehilangan data bukan hanya masalah teknis, melainkan kegagalan menjaga memori organisasi.

Penutup

Tulisan ini tidak menuntut sistem yang rumit atau mahal. Yang dibutuhkan adalah kesadaran bahwa lembaga pendidikan perlu memiliki pengelolaan data yang bertanggung jawab, berjangka panjang, dan tidak bergantung sepenuhnya pada alat pengumpulan sementara.

Sekolah dan pesantren bukan hanya tempat belajar. Ia adalah institusi yang seharusnya memiliki ingatan. Dan ingatan tidak dibangun dari formulir yang terus diganti, melainkan dari arsip yang dijaga.

Disklaimer: Analisis ini menyoroti risiko dan pola "amnesia institusi" yang sering ditemukan dalam praktik administrasi pendidikan. Narasi ini bersifat generalisasi berbasis kasus yang umum terjadi, dan tidak dimaksudkan untuk menyamaratakan semua sekolah atau pesantren. Tujuan utamanya adalah sebagai bahan refleksi untuk peningkatan tata kelola data, sembari mengapresiasi lembaga-lembaga yang telah berhasil membangun sistem arsip yang berkelanjutan